PIF erstellen: Die vollständige Schritt-für-Schritt-Anleitung 2026

Wie du als Indie-Kosmetikmarke ein rechtsgültiges PIF nach EU 1223/2009 erstellst — von der Rezeptur bis zur CPNP-Notifizierung. Mit Checkliste.

Das Produktinformationsdossier (PIF) ist die wichtigste Compliance-Pflicht für jeden, der Kosmetika in der EU verkauft. Ohne ein vollständiges PIF darf kein Produkt in den Handel. Und doch kämpfen tausende Indie-Brands jedes Jahr damit, die Anforderungen zu verstehen und umzusetzen.

Diese Anleitung zeigt dir, was ein PIF wirklich enthält, warum es so wichtig ist — und wie du den Prozess so effizient wie möglich gestaltest.

Was ist ein PIF?

PIF steht für Product Information File — auf Deutsch: Produktinformationsdatei. Artikel 11 der EU-Verordnung 1223/2009 verpflichtet die verantwortliche Person dazu, für jedes Kosmetikprodukt vor dem Inverkehrbringen eine solche Datei anzulegen und mindestens 10 Jahre nach dem letzten Inverkehrbringen aufzubewahren.

Das PIF muss einer zuständigen Behörde jederzeit auf Verlangen zugänglich sein. Es ist kein Dokument, das du aktiv einreichst — du musst es aber immer bereithalten.

Die 7 Pflichtbestandteile nach Artikel 11

1. Produktbeschreibung

Name des Produkts, Kategorie (z. B. Shampoo, Körpercreme, Lippenpflege), Zielgruppe (Erwachsene, Kinder unter 3 Jahren, bestimmte Hauttypen) und eine Beschreibung des beabsichtigten Verwendungszwecks.

2. GMP-Konformitätserklärung

Nachweis, dass das Produkt unter guten Herstellungspraktiken (EN ISO 22716) produziert wurde. Für kleine Hersteller reicht eine dokumentierte Eigenerklärung — du musst kein zertifiziertes Labor sein.

3. Sicherheitsbewertung (CPSR)

Die Cosmetic Product Safety Report (CPSR) besteht aus zwei Teilen:

Teil A: Alle Sicherheitsinformationen — Inhaltsstoffe, physikalisch-chemische Eigenschaften, Reinheit, Mikrobiologie, Verpackungsmaterial, Exposition, toxikologisches Profil.
Teil B: Die eigentliche Bewertung durch eine qualifizierte Person (Toxikologe, Pharmazeut, Arzt mit entsprechender Qualifikation). Nur mit Unterschrift rechtsgültig.

Wichtig: Ohne unterzeichneten CPSR ist das PIF nicht rechtsgültig. Punkt.

4. Rezeptur (qualitativ und quantitativ)

Vollständige Liste aller Inhaltsstoffe mit INCI-Namen (International Nomenclature of Cosmetic Ingredients) und exakten Konzentrationen in Gewichtsprozent. Bei Duftstoffgemischen genügt die Angabe „Parfum" — allerdings müssen 26 deklarationspflichtige Allergene separat ausgewiesen werden.

5. Stabilitätsdaten

Dokumentation der Produktstabilität unter realistischen Bedingungen. Bestimmt das Mindesthaltbarkeitsdatum (MHD, bei Haltbarkeit unter 30 Monaten Pflicht) oder das PAO-Symbol (Period After Opening, bei Haltbarkeit über 30 Monaten).

6. Wirksamkeitsnachweise

Wenn du bestimmte Wirkungen bewirbst — „feuchtigkeitsspendend", „anti-aging", „reduziert Rötungen" — brauchst du dafür Belege. Das können eigene Verbraucher-Tests, klinische Studien oder Literaturnachweise sein.

7. Unerwünschte Wirkungen & Meldepflicht

Dokumentation aller bekannten unerwünschten Wirkungen und ernsthafter unerwünschter Wirkungen (SUE). Letztere müssen den Behörden gemeldet werden.

Der Ablauf von Null bis zum fertigen PIF

Schritt 1: Rezeptur finalisieren und INCI-Namen ermitteln

Bevor du mit dem PIF beginnst, muss deine Rezeptur feststehen. Jeder Inhaltsstoff braucht seinen offiziellen INCI-Namen — nicht den Handelsnamen des Rohstoffs. Die Reihenfolge auf dem Etikett richtet sich nach der Konzentration (absteigend); Inhaltsstoffe unter 1 % dürfen in beliebiger Reihenfolge nach den >1%-Stoffen aufgeführt werden.

Schritt 2: EU-Anhänge prüfen

Gleiche jeden Inhaltsstoff gegen die EU-Anhänge ab:

Anhang II: Verbotene Stoffe — ein einziger Treffer bedeutet, du musst reformulieren
Anhang III: Beschränkte Stoffe — prüfe, ob du unter den Grenzwerten bleibst
Anhang IV: Erlaubte Farbstoffe — nur gelistete Stoffe dürfen verwendet werden
Anhang V: Erlaubte Konservierungsmittel — nur gelistete Stoffe bis Maximalkonzentration
Anhang VI: Erlaubte UV-Filter — nur gelistete Stoffe bis Maximalkonzentration

Schritt 3: Sicherheitsbewertung beauftragen

Übergib die vollständig ausgefüllten Sicherheitsinformationen (Teil A) an einen qualifizierten Sicherheitsbewerter. Gute Vorbereitung hier spart Zeit und Kosten: Je vollständiger deine Unterlagen, desto weniger Rückfragen und desto schneller die Unterschrift.

Mit IndiePiff werden diese Unterlagen automatisch aus deiner Rezeptur-Eingabe generiert.

Schritt 4: PIF zusammenstellen und aufbewahren

Füge alle Bestandteile in einem strukturierten Dossier zusammen. Speicherformat ist frei — PDF ist üblich. Das PIF muss mindestens 10 Jahre nach dem letzten Inverkehrbringen verfügbar bleiben.

Schritt 5: CPNP-Notifizierung

Bevor du das erste Stück verkaufst, muss das Produkt im EU-Cosmetics-Portal (CPNP) notifiziert sein. Die Notifizierung ist kostenlos, aber erfordert eine strukturierte Inhaltsstoffliste und Verpackungsfotos.

Häufige Fehler beim PIF-Erstellen

Fehler 1: INCI-Namen falsch schreiben INCI-Namen haben eine festgelegte Schreibweise (Groß-/Kleinschreibung nach Nomenklatur). „Lavender oil" ist falsch — korrekt ist „Lavandula Angustifolia Flower Oil".

Fehler 2: Rezeptur nach dem PIF ändern Jede wesentliche Rezepturänderung erfordert eine neue CPSR und eine aktualisierte CPNP-Notifizierung. Die Anhänge klar definieren, was „wesentlich" bedeutet.

Fehler 3: Stabilität nicht dokumentieren Ein PAO-Symbol auf der Verpackung ohne Stabilitätstest dahinter ist nicht zulässig. Auch ein einfacher Beschleunigungstest (40°C, 75% relative Luftfeuchte, 12 Wochen) reicht für unkomplizierte Formulierungen.

Fehler 4: „Natürlich" oder „Bio" als Freifahrtschein betrachten Natürliche Herkunft schützt nicht vor Verbotslisten oder Konzentrationsgrenzen.

Wie IndiePiff den Prozess vereinfacht

IndiePiff automatisiert die aufwändigsten Schritte:

Rezeptur-Eingabe mit automatischem Anhang-Check
INCI-Listengenerierung in normgerechter Reihenfolge
PIF-Dossier-PDF mit allen Pflichtbestandteilen (außer CPSR-Unterschrift)
CPNP-Export im richtigen Format

Den CPSR bekommst du über unsere Partner-Toxikologen für 99 € statt 500+ € — weil dein Dossier bereits fertig vorbereitet ankommt.

Zusammenfassung: PIF-Checkliste

[ ] Rezeptur finalisiert und alle INCI-Namen ermittelt
[ ] EU-Anhänge II–VI geprüft — keine Verstöße
[ ] Sicherheitsinformationen (CPSR Teil A) vollständig
[ ] CPSR durch qualifizierten Bewerter unterzeichnet (Teil B)
[ ] GMP-Konformitätserklärung vorhanden
[ ] Stabilitätsstudie oder Beschleunigungstest dokumentiert
[ ] PIF-Dossier zusammengestellt und sicher gespeichert
[ ] CPNP-Notifizierung vor erstem Verkauf abgeschlossen